Integritetspolicy

1Personuppgiftsansvarig

esigna är en tjänst från Conconas Software AB, org.nr 556774-1805, Kullagatan 51C, 252 20 Helsingborg. Conconas Software AB är personuppgiftsansvarig för de uppgifter vi behandlar för egen räkning – till exempel om dig som loggar in, företräder ett företag som är kund hos oss eller kontaktar vår support.

För de uppgifter som våra kunder själva lägger in i tjänsten – om sina anställda, sina kunder och de personer som signerar deras avtal – är det kunden som är personuppgiftsansvarig. Vi behandlar då uppgifterna på kundens uppdrag, som personuppgiftsbiträde. Är du anställd hos, kund till eller avtalspart med ett företag som använder esigna vänder du dig i första hand till det företaget med frågor om dina uppgifter.

2Vilka uppgifter behandlar vi

Vilka uppgifter vi behandlar beror på vilka delar av tjänsten som används:

• Inloggning och konto: namn och personnummer från BankID, e-postadress, telefonnummer samt vilka företag och behörigheter du har
• Företagsuppgifter: organisationsnummer, adress och kontaktpersoner
• Personlig profil: de kontakt- och adressuppgifter du själv väljer att lägga in, om du har skapat en egen profil
• E-signering: avtal och dokument som laddas upp, parternas namn, personnummer och e-postadress samt signaturer med tidsstämplar
• Fakturering och bokföring: kund- och leverantörsuppgifter, fakturor, kvitton, verifikationer och annat underlag som kan innehålla personuppgifter
• Personal, schema och tid: anställdas kontakt- och anställningsuppgifter, scheman, stämplingar och arbetade timmar
• Lön: löne- och skatteuppgifter samt frånvaro, till exempel semester och sjukfrånvaro
• Bokning: namn, telefonnummer och e-postadress för den som bokar en tid, samt vad bokningen gäller
• Kassa och beställningar: när du beställer eller betalar via ett företags QR-kod eller beställningslänk – namn, e-postadress och, om du vill, mobilnummer, vad du beställer och ditt kvitto
• Betalning: uppgifter om köp av krediter och betalningar via Swish eller faktura
• Tekniska uppgifter: IP-adress, webbläsare, enhet och loggar över inloggningar och händelser i tjänsten

3Varför vi behandlar uppgifterna

Vi behandlar personuppgifter för att:

• Tillhandahålla tjänsten och fullgöra avtalet med våra kunder (rättslig grund: avtal)
• Identifiera användare och avtalsparter säkert med BankID (avtal och berättigat intresse)
• Hålla din personliga profil, om du har skapat en (samtycke, som du när som helst kan återkalla)
• Skicka meddelanden som hör till tjänsten via e-post och sms, till exempel signeringsförfrågningar, fakturor, bokningsbekräftelser, påminnelser och besked om en beställning (avtal)
• Ta betalt och sköta vår egen bokföring (avtal och rättslig förpliktelse)
• Skydda tjänsten, felsöka och förebygga missbruk (berättigat intresse)
• Uppfylla krav i lag, till exempel bokföringslagen och skattelagstiftningen (rättslig förpliktelse)

4AI-tolkning

Om du använder AI-tolkning i bokföringen skickas det underlag du väljer, till exempel ett kvitto eller en faktura, till en AI-modell som läser av det och föreslår en kontering. Behandlingen sker inom EU hos vår driftleverantör och underlaget används inte för att träna modellen. Förslaget granskas alltid av dig innan något bokförs.

5Lagring och säkerhet

Uppgifterna lagras hos Amazon Web Services i Sverige (Stockholm) och behandlas inom EU/EES. Uppgifterna är krypterade både vid överföring och i vila, åtkomsten är behörighetsstyrd och vi tar löpande säkerhetskopior.

6Hur länge vi sparar uppgifterna

Vi sparar uppgifter så länge de behövs för ändamålet, eller så länge lagen kräver. När tiden har löpt ut raderas eller avidentifieras uppgifterna.

• Konto- och företagsuppgifter: så länge kundförhållandet består och därefter den tid som behövs för att hantera eventuella krav
• Personlig profil: så länge du har profilen, som längst 24 månader efter din senaste inloggning eller tills du återkallar ditt samtycke
• Räkenskapsinformation, som fakturor, verifikationer och underlag: sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades, enligt bokföringslagen
• Signerade avtal och bokningar: så länge kunden har kvar dem i tjänsten
• Kontaktuppgifter vid en beställning via ett företags beställningslänk (namn, e-postadress och mobilnummer om du lämnat det): 90 dagar efter att beställningen hämtats, avbrutits eller återbetalats
• Kassakvitton och kassaregistrets journal: så länge lagen kräver, enligt bokföringslagen och Skatteverkets föreskrifter om kassaregister
• Personal-, tid- och löneuppgifter: under anställningen och därefter så länge arbetsgivaren enligt lag behöver spara dem
• Tekniska loggar: högst tolv månader

7Vilka vi delar uppgifter med

Vi säljer aldrig personuppgifter. Vi delar uppgifter bara när det behövs för att tjänsten ska fungera eller när lagen kräver det. Leverantörer som behandlar uppgifter för vår räkning gör det enligt avtal med oss.

• Amazon Web Services – drift, lagring, e-post, sms och AI-tolkning, inom EU
• Finansiell ID-Teknik BID AB – BankID för inloggning och signering
• Swish och din bank – när du betalar med Swish
• Skatteverket och Bolagsverket – när uppgifter hämtas från eller lämnas till myndigheten via tjänsten
• Andra parter i ett avtal, en bokning eller en beställning – den du signerar ett avtal med, bokar en tid hos eller beställer från ser de uppgifter som hör till avtalet, bokningen eller beställningen

8Dina rättigheter

Enligt dataskyddsförordningen (GDPR) har du rätt att:

• Få tillgång till dina personuppgifter
• Begära rättelse av felaktiga uppgifter
• Begära radering av dina uppgifter, när lagen inte kräver att de sparas
• Begära att behandlingen begränsas
• Invända mot behandling som grundas på berättigat intresse
• Få ut dina uppgifter i ett maskinläsbart format (dataportabilitet)

9Cookies

Vi använder nödvändiga cookies och lokal lagring i webbläsaren för inloggning, säkerhet och för att komma ihåg dina val, till exempel språk. De krävs för att tjänsten ska fungera. Analytiska cookies sätts bara om du har samtyckt till det, och du kan när som helst ändra ditt val. Webbplatsen esigna.se använder inga cookies för spårning eller annonsering.

10Ändringar i policyn

Vi uppdaterar policyn när tjänsten eller lagen förändras. Datumet överst visar när den senast ändrades. Väsentliga ändringar meddelar vi i tjänsten eller via e-post.

11Kontakta oss

Du har alltid rätt att klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten (imy.se) om du anser att vi behandlar dina personuppgifter på fel sätt.

Har du frågor om hur vi hanterar dina personuppgifter, eller vill du utöva dina rättigheter, kontakta oss via kontaktformuläret i tjänsten eller via e-post på contact@esigna.se.